Überlegen Sie gerade, wie Sie in diesem Jahr mit Ihrem Team einen Workshop durchführen, in dem Sie auch schwierige Themen besprechen möchten? Würden Sie dafür gerne einen Präsenz Workshop durchführen und einige Ihrer Mitarbeiter möchten wegen der Ansteckungsgefahr lieber aus dem Homeoffice daran teilnehmen? Oder wurden in Ihrer Firma Vorschriften eingeführt, die einen Workshop mit vielen Teilnehmern untersagen?
Dann müssen Sie einen hybriden Teamworkshop durchführen, der einige noch ungewohnte Anforderungen an das technische Setup, die Moderation und für die Teilnehmer mit sich bringt.
Lesen Sie heute, welche Methoden ich bei einem hybriden Teamworkshop mit 40 Teilnehmern anwandte, die sich über die Verbesserung der Zusammenarbeit in einem schwierigen Umfeld austauschen wollten.
„Klar kann ich das machen“ sagte ich, als mein Klient im Sommer anfragte, ob ich einen Workshop für ein internationales Team, das aus insgesamt etwa 40 Personen in mehreren Teams bestand. Die Teams durchlebten gerade die teils beschwerlichen Auswirkungen der Pandemie auf ihre Arbeitsweise, kämpften mit zunehmend engeren Deadlines und waren frustriert durch die unterschiedlichen Erwartungen an Ergebnisse und Umgang mit Fehlern. Alles klang zunächst nach einem vertrauten Auftrag. Wir rechneten mit ca. 30 Teilnehmern vor Ort und 10 Teilnehmern, die sich per Videokonferenz einwählten. Soweit, so gut.
Die Themen kannte ich bereits aus meiner langjährigen Coachingpraxis, und so begann ich mit den Vorbereitungen. Nach den Vorgesprächen standen die Brennpunkte. Die Agenda wurde konzipiert und es wurde sogar ein passender Raum gefunden, der allen Teilnehmern ausreichend Abstand bot, die vor Ort anwesend sein wollten. Die anderen Teilnehmer sollten sich aus dem Homeoffice per Videokonferenz dazuschalten.
Aber dann stiegen die Coronawerte, woraufhin das Unternehmen die Meetingauflagen verschärfte. Es durften sich jetzt nur noch max. 10 Personen in einem Raum treffen. Damit war ein persönliches Treffen in der größeren Gruppe nicht mehr möglich. Was tun, denn der Workshop sollte unbedingt stattfinden?
Das finale Workshop Design sah eine hybride Konstellation vor:
Wir mussten also in kürzester Zeit ein passendes Setup finden, denn die ca. 30 Personen wollten immer noch vor Ort teilnehmen. Am Ende bildeten wir drei Gruppen mit je 8 – 10 Personen, die jeweils in einem eigenen Raum mit Videokonferenzausstattung saßen. Für alle Teilnehmer, inkl. der im Homeoffice gab es dieselbe Videokonferenzschaltung, sodass sie virtuell verbunden waren. Die Rahmenbedingungen klangen machbar.
Dann kam der Workshoptag. Ich saß mit sieben Teilnehmern in einem der Räume zusammen. Auf dem großen Videoscreen sahen wir die beiden anderen Gruppen in ihren Räumen sowie die Bilder der eingewählten Teilnehmer.
Hui, für mich war das eine höchst seltsame Situation. Fast unwirklich. Die sieben Menschen im Raum konnte ich sehen, ihre Anwesenheit spüren und live mit ihnen sprechen. Gleichzeitig schauten von dem Screen die anderen Menschen zu mir und erwarteten, dass ich sie durch den Workshop leite. Sie wirkten auf mich wie Schauspieler in einem Film, künstlich, fast nicht real. Waren das wirklich meine Workshopteilnehmer?
Ich horchte in diesem Moment in mich rein, wie es in diesem Setting jemals gelingen soll, mit und für dieses große Team eine Verbindung herzustellen. Wie konnte Vertrauen entstehen, um sich zu öffnen und über schwierige Themen zu sprechen, wenn wir uns nur über den Screen erfassen? Dieser Augenblick hatte eine beeindruckende Wirkung auf mich und ich entschied, meiner Erfahrung und Intuition zu folgen. Kurzerhand gestaltete ich die als Einstieg vorgesehene Achtsamkeitsübung komplett anders.
Zu Beginn mit Achtsamkeit die Verbindung untereinander herstellen
Statt einer einfachen Atemübung zum Ankommen, führte ich die Teilnehmer durch eine sog. Open Awareness-Übung. Damit richten wir unsere innere Aufmerksamkeit nicht nur auf uns, sondern auf unser Umfeld und die darin anwesenden Personen.
Ich lenkte also zuerst die Aufmerksamkeit auf den Atem, damit wir uns erden und sicher fühlen. Anschließend erweiterten wir unsere Aufmerksamkeit auf die anderen Teilnehmer, die entweder auch im Raum saßen oder sich eingewählt hatten. Dabei half es, sich vorzustellen, wie die anderen Menschen, die man ja teilweise auch kannte, in den Räumen und im Homeoffice saßen.
Wir machten uns bewusst, dass wir alle durch den Wunsch verbunden waren, an diesem Workshop teilzunehmen. Mit diesem Bild saßen wir ein paar Minuten und spürten der wachsenden Verbundenheit nach.
Zum Abschluss lenkten wir unsere Aufmerksamkeit wieder auf unseren Atem und öffneten die Augen, um in den – virtuellen – Raum zurückzukehren.
Diese Open-Awareness-Übung entfaltete eine spürbare Wirkung. Die Teilnehmer in meinem Raum schauten entspannter, die anderen schauten viel präsenter in die Kamera. Die Körperhaltung war fokussierter. Es wurde weniger auf Handys und Laptops geschaut. Der Blick war auf die Kamera und damit auf die anderen Teilnehmer gerichtet.
Für mich waren die Menschen in den anderen virtuellen Räumen dadurch viel greifbarer geworden. Ich begann, sie so zu behandeln, als wären sie persönlich mit mir im Meetingraum. Das hybride Setting störte auf einmal nicht mehr.
Mit der Achtsamkeitsübung hatten wir also eine Verbindung geschaffen und den Rahmen für größere Offenheit gesetzt. Erst jetzt konnte ich den Workshop mit der Zusammenfassung aus den Vorgesprächen eröffnen und die sog. weißen Elefanten benennen.
Damit schuf ich das Fundament für die sog. psychologische Sicherheit (Psychological Safety), die erforderlich ist, damit sich das Team mit eigenen Erfahrungen, Befürchtungen und Hoffnungen zu den Themen einbringt. In der anschließenden Diskussion mit und ohne die Führungskräfte entstand ein Flow. Am Ende wurde eine wichtige konkrete Maßnahme festgelegt, die später auch umgesetzt wurde.
Neben der Gesprächsmoderation bestand meine Hauptaufgabe darin, diesen Flow im hybriden Setting aufrecht zu erhalten. Es war wichtig, dass die Teilnehmer nicht innerlich abschalteten, was bei dem virtuellen Setting leicht geschehen konnte.
Dafür setzte ich die Methode ein als Resonanzkörper für unausgesprochene Empfindungen und Emotionen zu fungieren. Emotionen geben uns nämlich hilfreiche Informationen, um Sachverhalte zu verstehen und Entscheidungen zu treffen.
Ich begab mich immer wieder in eine achtsame Zuhörerhaltung und nahm wahr, was zwischen den Zeilen gesagt wurde. Diese Informationen meldete ich an die Teams zurück, was bei ihnen wiederum Gedanken und Emotionen auslöste, die für die Diskussion wichtig waren. Die Methode funktionierte wirklich sehr gut, um den im virtuellen Setting „herumschwirrenden“ Emotionen Ausdruck zu verleihen. Sie gingen trotz des hybriden Formats nicht verloren.
Mit Achtsamkeit den Workshop schließen
Kurz vor Ende des Workshops wurde mir klar, dass wir nicht einfach die Videokonferenz abschalten und unserer Wege gehen konnten. Das wäre ein zu abruptes Ende gewesen. Ich schloss also mit einer weiteren Achtsamkeitsübung ab.
Dieses Mal lenkte ich die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf das, was sie gemeinsam erreicht hatten. Außerdem lud ich sie ein, in Gedanken ihren Kollegen zu danken, dass sie an dem Workshop teilgenommen und sich eingebracht hatten. Aus dem Gefühl der Dankbarkeit erwuchs eine Freude, die sich spürbar im – virtuellen – Raum ausbreitete und auch in den Gesichtern auf dem Videoscreen zu sehen war. So gestärkt verließ das gesamte Team den Workshop in einer viel besseren emotionalen Verfassung als vorher. „Die Stimmung hat sich deutlich verbessert“ berichtete mein Klient später, und auch die Maßnahme wurde umgesetzt.
Mein Learning für die gelungene Moderation eines hybriden Workshops
- Stelle mit Achtsamkeitsübungen eine innere Verbindung mit und zwischen allen Teilnehmern her
- Halte den Flow mit Resonanzfeedback aufrecht
- Schaffe das Fundament für die psychologische Sicherheit, damit über schwierige Themen gesprochen werden kann
Die geschilderten Achtsamkeits- und Moderationsmethoden stammen aus meiner langjährigen Coachingpraxis. Sie funktionieren auch sehr gut in meinen online-Coachings mit einzelnen Führungskräften, die ich seit 2006 durchführe. Es ist hier auch sehr wichtig, die Verbindung herzustellen und zu halten, damit Öffnung und persönliche Entwicklung stattfinden kann.
In den letzten Monaten stellen viele Teams auf virtuelle Workshops um, was eine großartige Entwicklung für uns alle darstellt. Ich freue mich sehr, wie viel die Teams im virtuellen Raum erreichen und erarbeiten können. Achtsamkeit ist für mich dabei ein sehr wichtige Moderationsansatz.
Mit meinem Programmen Mindfulness@Business arbeite ich online auch in kürzeren Formaten mit Teams und Gruppen an ihrer Resilienz, Emotionalen Stärkung oder inneren Fokussierung. Fragen Sie gerne nach Ihrem passenden Programm.
